自分で教室を開きレッスンを開催する時、生徒からの予約をどのように受け付けますか？
電話、メール、SNSのDM…と、やり方は様々ですが、個人または小規模チームで教室を運営する場合、手作業で予約対応をしていると手間がかかりますよね。1人で担う業務が増えすぎると予約ミスが発生してしまう可能性もあります。
そのような悩みを解決するべく、生徒さんからの予約や決済、顧客管理までスムーズにできる予約システムがあるのをご存知ですか？
この記事では、以下の3つをを紹介していきます。
- 「予約システムとはどういうもの？」という基礎知識
- 予約システムで使える便利な機能
- 個人・小規模教室の運営におすすめの予約システム5つ
ぜひ、教室・スクール運営の参考にしてみてくださいね。
1 予約システムとは
多くの予約システムには予約の受付や管理、予約完了時の決済機能、さらに顧客管理機能が備わっています。
手作業でおこなうと手間がかかって時間のロスを生む作業も、予約システムを導入することで自動化・効率化することができます。
また飲食店やビューティーサロンなど、特定の業種に特化した予約システムも多数登場しています。
どの予約システムも次々と新しい機能がアップデートされ、予約システムの利用は業種を問わず増えています。
この記事では特に「教室・スクール運営」の視点から、予約システムの便利な機能や選び方について紹介していきます。
2 個人・小規模の教室こそ予約システムがおすすめな理由
「予約システムの導入」と聞くと、大規模な教室やスクールが導入するもの、というイメージが浮かぶ方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、個人教室を運営されている方や、スモールチームで教室を経営されている方にこそ、業務負担を減らしてくれる予約システムの導入はおすすめです。
大きな味方となってくれる予約システムの便利な点を詳しく見ていきましょう。
2-1教室・スクール運営の業務フローの効率化
ヨガやピラティス、学習塾などの教室向けの予約システムには、教室運営に必要となる便利な機能がいくつも備わっています。
個人やスモールチームの方々がスムーズに教室を運営するには、無駄な人件費や事務作業を削減していくことが肝となります。
教室運営者は手をかけるべきところとそうでないところを見極めて、コンテンツや提供サービスの充実に注力することが大切です。
自動化や効率化できるところは予約システムに任せて、業務負担や人的コストをとことん省きましょう。
予約システムでできることの代表的な例としては、
などです。
手間をかけるべき部分にエネルギーを注げるよう、ぜひ予約システムを利用してみてください。
2-2 24時間365日予約受付が可能に
予約受付や、予約管理業務を全て1人で、手作業でおこなっていると仮定しましょう。
対応する本人の寝る時間や休日も必要ですし、24時間365日生徒さんの個別対応するのは難しいですよね。
予約システムを利用することで、オンライン上の予約ページが予約受付窓口となるので、生徒さんはいつでもネットから予約ができて便利です。また、運営者目線で見ても、自動的に予約を受け付けられるため、生徒さんからの予約機会を逃さないというメリットがあります。
教室の予約状況がリアルタイムで反映され、予約枠が埋まると自動的に予約受付が終了するので、人的なミスによるダブルブッキングを防げるのも便利なポイントです。
3 教室・スクール運営に便利な機能
次に、教室やスクール運営に便利な、予約システムの機能について見ていきます。
提供するサービスに合った機能や利用したい機能を事前に押さえておき、予約システムを比較検討する際の参考にしてみてくださいね。
3-1 月額課金機能
最近流行している「サブスク」という言葉と似た意味を持つ「月額課金機能」。
サブスク決済を利用すると毎月決まった額の徴収ができるので、生徒さんにとっても、教室運営者の方にとっても、効率的にお月謝の回収が行えます。
また、サブスク決済をしてくれる生徒さんが増えれば、収入の安定にも繋がります。
口座の自動引き落としやクレジットカード定期決済を利用できるようにすれば、売上金の管理も予約システムで簡単に行えるので、手間が減り負担が少なくなりますよ。
3-2 顧客情報のデータ管理
予約情報とともに、顧客カルテの記入ができる予約システムもあります。
ヨガやピラティス、学習塾など、生徒さんごとの特徴や進捗をデータで把握しておきたい教室運営者の方にとって、生徒さんの悩みや習熟度をカルテにメモしておけるのは、適切な指導やきめ細やかなサポートができるようになるのでとても便利ですよね。
たとえ途中で担当者が変わっても引継ぎがスムーズにできるなどの利点もあり、顧客満足度のアップに繋がるでしょう。
顧客カルテにタグなどを付けてセグメント分けしておくと、タグ付けされた顧客グループごとにメールマガジン配信も可能となります。
具体例をあげると、初心者向けのレッスンを開催予定の場合、「初心者」とタグ付けされた顧客グループに対し、レッスンの案内を一斉に送信することができるようになります。
このように顧客カルテをデータ化することによって、生徒さんへ適切なアプローチや施策が行えるので、事業のマーケティングにも活用できますね。
3-3 定員数の設定・キャンセル待ち
予約システムによっては、予約枠に対しての定員数を設定しておくことが可能です。
手動で予約を管理していると、常に空き状況を気にしていなければなりません。
ヨガ教室を例に挙げると、レッスン中に別のレッスンのキャンセルが入った場合、すぐに気づくことができず対応が遅れてしまう可能性があります。
予約システムを利用すれば、定員に達したらそれ以降の予約は自動でキャンセル待ちの案内へと切り替わるので便利です。
また、万が一急なキャンセルが出ても、キャンセル待ちの方へのスムーズな案内ができます。
予約システムを利用することで、機会損失を生まない業務フローの構築が可能となりますよ。
3-4 クーポン・回数券
オンライン上で回数券やチケット、クーポンの発行、管理ができる予約システムも増えています。
紙で作ると、業務効率が悪くなったり、回数券の残り回数や有効期限の管理まで手が回らないという人も多いのではないでしょうか？生徒さんにとっても、紙で管理するのはわずらわしい、と思っている方もいらっしゃるかもしれません。
予約システム上で管理すると、全てオンライン上で完結するため便利です。教室運営者の方も生徒さんも、回数券やチケットの有効期限、残りの回数の確認をネット上でいつでも簡単に行えます。
個人やスモールチームで教室を運営している教室では特に活用してほしい、便利な機能の一つです。
3-5 自動メール配信・メルマガ
予約完了メールや、予約のうっかり忘れを防ぐための前日リマインドメール、さらにレッスン後のお礼のメールを自動配信してくれる機能がついている予約システムも多くあります。
生徒とのコミュニケーションツールとしては非常に有効なメール配信ですが、全て手入力するのは時間がかかり、送信漏れが発生してしまうかもしれません。
その点、自動メール配信機能は魅力的な機能ですよね。
また、定期的にメルマガの配信もできる予約システムを利用すれば、レッスンやイベントの告知も可能です。メルマガ配信によってレッスン時間以外でも生徒との繋がりを持つことが可能となり、再予約の促進が効率的に行えますよ。
3-6 Zoom連携
ヨガやピラティス、学習塾などの分野でオンラインレッスンを既に行っている方や、新型コロナウィルスの影響を受けて、今後オンラインレッスンの開催を考えているのであれば、Zoomと連携可能な予約システムを利用すると非常に便利です。
予約システムを使わずにZoomを使ったオンラインレッスンをしようとすると、申し込みの度に自分でZoomにスケジュールを入れ、招待リンクを作成し、生徒さんに個別で送信しなければなりません。
予約システムを使ってZoomと連携しておくと、生徒さんの予約完了と同時に招待リンクが発行され、申込者に自動で送信されます。オンラインレッスン用の招待リンクを作る手間が省けると同時に、共有漏れなどのミスも防ぐことができます。
4 個人・小規模の教室が予約システムを選定するときのポイント
ここまで、予約システムの便利な機能について紹介してきました。
次はいよいよ使う予約システムを選んでいきたいところですが、数多くの予約システムの中から、どのような基準で選べば良いのか迷ってしまいますよね。個人教室の運営や、スモールチームによる教室を運営をされている方にとって重視すべき、予約システム選定のポイントを見ていきましょう。
4-1 初期費用
個人・スモールチームによる教室運営にとって一番大切なのがコストを抑えることです。
予約システムにおいても、できるだけ初期費用・導入コストが安いものを選びたいですね。
無料のお試し期間がある予約システム使って比較してみるのも良いでしょう。
ただし、初期費用が無料の予約システムでも、利用できる機能に制限がある場合は注意が必要です。一番使いたい機能が有料プランにしかついていないこともあるので、事前にチェックして導入するようにしてくださいね。
有料の予約システムを使う場合は、教室の規模感や売り上げを確認・想定した上で、経営に無理のない、予算範囲内の予約システムを利用することが大切です。
4-2 手数料
初期費用と同様に確認したいのが、予約システム側に支払う手数料についてです。
予約システムによっては、キャンペーン期間限定で手数料が安くなっている場合もあります。
手数料が安くなっている場合は、通年その金額なのか、それともキャンペーン中なのかをしっかりとチェックしておきましょう
手数料引き下げキャンペーン中の場合は、通常の手数料に戻った時、支払いに差し支えない金額かどうかを確認しておくと安心です。
4-3 操作が簡単
前述したように、個人やスモールチームで教室を運営する上で大切なことの一つに、コスト削減のほか、事務作業に手間をかけずにサービス提供に集中することが挙げられます。
予約ページを作る際、1から全て自分で作ると相当な時間と手間がかかってしまいます。
フォームに沿って入力するだけで完成できる、操作が直感的に行えるなど、特別なスキルがいらないということも選ぶ基準にすると良いでしょう。
今はネットが苦手でも簡単に予約ページを作ることができる予約システムが多くあるので、ぜひ比較検討してみてくださいね。
4-4 欲しい機能があるかどうか
予約システムごとに付いている機能は異なります。特に、ヨガスタジオや学習塾などサービス内容が限られた教室で使う予約システムは、そのサービスに欲しい機能が付いているかを確認しましょう。
ヨガスタジオであれば、チケットや回数券の管理ができるかどうかや、オンラインレッスンのためのZoom連携ができるか。学習塾であれば、月謝回収の管理、生徒の出欠管理ができるかどうかなどの機能です。
利用料の安さだけで選んでしまい、使える機能がほとんどなかったということにならないように、あらかじめ各予約システムの機能を調べておくと安心です。
5 教室・スクールにおすすめの予約システム5選
ここからは、教室やスクールの運営で利用するのにおすすめの予約システムを5つ紹介します。
提供するサービスにマッチした欲しい機能がついていて、運営側も生徒さん側も使いやすい予約システムを選ぶようにしましょう。
導入コストや、手数料、料金プランなどのランニングコストに加え、教室運営に便利な機能を紹介していますのでぜひ参考にしてみてくださいね。
※料金プランなどの価格表記は執筆時点での情報です。
5-1 MOSH
MOSHはネットでサービスが販売できるプラットフォームサイトであり、教室・スクールの運営にも利用されています。
予約受付やオンライン決済、顧客管理が可能で、手数料も売り上げの6.5%＋99円と安いです（期間限定で引き下げ中）。
スマートフォン1つあれば、無料で簡単に予約システムを作ることができます。
予約システムとして利用するのに最低限必要な機能が揃っており、このようにフォームに沿って入力するだけで簡単にオリジナルのホームページを作れるシンプルな設計となっています。
そのため、初めて予約システムを使う人やネットが苦手な人でも簡単に始めることができます。
簡単に予約ページを作成してみたい方は、こちらのページをご覧ください。
個人経営のヨガスタジオなどの教室運営において便利な機能のひとつ、キャンセル処理についても、MOSHではサービス利用の24時間前に生徒がキャンセルをすれば自動で返金がおこなわれるため処理の手間が省けます。
回数券・クーポンの管理やサブスクサービスの作成、さらにはオンラインレッスンをおこなう場合には欠かせないZoom連携機能もあるので、業種問わず、個人運営でサービスを提供している方にはとても使いやすい予約システムと言えるでしょう。
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | なし。無料で全ての機能を利用可能 |
| 手数料 | 6.5%＋99円 |
| 機能 |
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5-2 RESERVA
RESERVAは、教室・スクール、クリニック、ヘアサロンやネイルサロンなど、さまざまな業種に対応している予約システムです。スクール運営に便利な機能としては、顧客管理、メルマガ配信、スタッフ・講師ごとのメニュー設定ができるなどがあげられます。
パソコンやスマートフォン（iPhoneもAndroidも対応可能）から簡単に導入することができ、無料プランも用意されています。
また、外国語にも対応している予約システムなので、今後のインバウンド需要にも十分対応できる予約システムと言えるでしょう。
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
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| 手数料 | 4.9%（オンライン決済） |
| 機能 |
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5-3 Squareオンラインビジネス
決済サービスSquareが提供する、無料で作成できるネットショップシステムです。
無料のほか3つのプランがあり、プランごとに使える機能が異なります。無料プランで申し込むと、かかる費用は決済手数料の3.6%のみで抑えられます。
ネットショップシステムの中には、決済手数料の他に販売手数料がかかるシステムもありますが、Squareオンラインビジネスでかかる手数料は3.6%のみです。
POSレジや顧客管理も一つのアカウントで完結でき、ホームページを作る時のテンプレートも豊富です。
売上も最短で翌営業日には入金されるため、事業を始めたばかりで資金繰りに不安を感じている人も安心できる予約システムです。
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
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| 手数料 | 3.6%（JCBカードは3.95%） |
| 機能 | Instagram連携、POSレジ連携 |
*年間一括払いを月換算した料金
5-4 tol
tolは、個人事業主向けのスマートフォンやタブレットで使える予約システムアプリです。
アプリのため、パソコンなしでホームページを作ることができます。
ネットが苦手な人や、外出が多く自宅でパソコンを触る時間が取れない人には特におすすめです。
無料から有料まで4つのプランがあり、うち3つが個人やスモールチーム向けのプランとなっています。無料プランでも小規模の教室運営で使うのであれば十分な機能が揃っています。
予約件数の制限なしで予約の管理ができ、決済機能や予約のリマインドメールも自動で送ることが可能です。無料のアプリなので、コストをかけずに予約システムを作れるのも小規模の教室にとってメリットだと言えるでしょう。
| 初期費用 | 無料 |
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料金プラン
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| 手数料 | 6％ |
| 機能 | メール自動送信、スタッフ指名、Zoom連携 |
5-5 Free lesson
教室・スクールの中でも特に学習塾の予約管理に特化した予約システムFree lesson。
教室・スクール運営のための予約システムのため、一般的な予約システムでは搭載されていないような機能もカバーしており、本格的な教室運営をしたい人におすすめです。
通常の予約管理機能に加えて、カリキュラムの管理や校舎間の移動などの学習塾のための特別な機能がついていたりと大変便利です。
代理で授業をするケースがあっても、カリキュラムや生徒ごとに習熟度がわかるシステムがついていれば、引継ぎもスムーズにおこなうことができますよね。
月謝回収の効率化に特化したプランも用意されています。
また、スクール業界に特化したシステム提供をし続けてきているので、教室運営のためのウェブサイトの制作やマーケティング、コンサルティングなどの横断的なサポートをしてくれるのも強みです。
| 初期費用 |
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| 料金プラン |
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| 手数料 | 別途契約する決済代行会社によって変動 |
| 機能 |
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6 まとめ
いかがでしたか？今日ご紹介した予約システムの他にも、多くの予約システムがあります。
教室の規模・予算・必要な機能によって最適な予約システムは変わりますので、どれが利用しやすいのか比較検討してみてください。
個人・スモールチームによる教室運営は想像以上にやることが多いものです。
予約の管理や事務作業で手一杯になり、目の前の生徒との時間が取れなくなっては本末転倒です。
個人運営でも、ゆとりのある充実した教室・スクール展開ができるよう、ぜひMOSHの予約システムを使ってみてくださいね。
あなたの「好き」は仕事になる。
スマホで予約受付・事前決済・顧客管理まで、
サービス販売に必要な機能が充実。
