予約システムは数多くの事業者に利用されていることからこれから導入しようと考えている方もいるでしょう。ただ、どのくらいの料金がかかるのかあらかじめ知りたい方もいるはずです。
そこでこの記事では、
- 予約システムの導入にかかる料金や費用相場
- 予約システムの種類別のメリットとデメリット
を紹介していきます。
どの予約システムを選べばいいのかわからない、悩んでいるという方は、ぜひ参考にしてみてください。
1 予約システムとは
いきなり料金や費用相場の話に入る前に、まずは予約システムの基本情報から把握しましょう。すでに知っている方もいるかもしれませんが、改めて確認することで予約システムがどのようなものなのか、導入のメリットはなにかをきちんと理解できます。
予約システムとは、担当者に代わってオンライン上でユーザーからの予約を受付および管理してくれるシステムのことです。予約システムは冒頭で述べたようにさまざまなところで取り入れられており、幅広い業界で利用されています。
予約システムの主な機能としては、予約の受付、予約の管理やメールの送信などです。予約機能だけではなく、ユーザーの利用履歴・分析などの顧客管理機能、決済機能まで果たしてくれます。
2 予約システム導入のメリット
予約システムのメリットとしては、主に5つ挙げられます。
- 予約機会損失の防止
- 予約管理の効率化
- 人的予約ミスの防止
- 会計業務の負担軽減
- ユーザーのリピーター化
それぞれ具体的にどのようなものなのか、一つずつ見ていきましょう。
メリット1.予約機会損失の防止
ユーザーが時間を問わず予約できるようになることは、予約システムにおける大きなメリットです。
予約の受付を電話のみでおこなう場合、仕事や家事で日中忙しい方にとっては予約しにくいものです。その上、営業時間外だと電話予約が難しくなるため、仕事後などの遅い時間帯では予約できないケースも生じてしまいます。
事業者側からすると、担当者がいなかったり営業時間外だったりなどの理由で、本来ならば取れたはずの予約が取れないということは深刻な問題といえるでしょう。貴重なユーザーが離れる原因にもつながるため、できる限り防ぎたいと思っている事業者も多いはずです。
一方、予約システムがあれば、ユーザーはいつでも手軽に予約できるようになります。電話する手間も無くなり、仕事や家事の合間に予約できるようになります。もちろん、予約したいお店が営業していない時間帯でも予約可能です。
事業者としては、営業時間外でも予約を取れるようになり、ユーザーが競合に流れてしまうことを防げます。また、予約システムを導入することで担当者が常駐していなくても予約を取れるようになるため、人的コストも削減できます。
メリット2.予約管理の効率化
予約受付だけではなく、予約管理もしやすくなる点もメリットです。
予約システムを利用していない場合、受け付けた予約を手動で管理しなければならず、予約件数が多いほど大変になります。仮にホームページの予約フォームやメールなど、インターネット経由で予約受付をおこなっていても、管理を手動で行っていれば結局のところとして管理業務の負担は軽減されないでしょう。
予約システムでは、予約受付と一緒に予約管理までしてくれます。予約受付が自動化され、予約状況を管理画面やカレンダーで確認・管理できるため、予約件数が多くても予約管理を効率的に行えます。さらに、システムによっては、キャンセル待ち機能にも対応。予約済みのユーザーが急なキャンセルをしても、予約したかったユーザーをすぐに案内できます。
メリット3.人的予約ミスの防止
予約システムは人的な予約ミスを防ぐという面でも有効です。
手動で予約を受け付ける場合、ダブルブッキングや予約情報の誤記入などの人的なミスが生じる恐れがあります。予約ミスはユーザーが不利益を被ることとなり、店舗や教室、事業者への信頼度が下がってしまうかもしれません。そのようなことは、どんな事業者でも防ぎたいものでしょう。
そこでおすすめしたいのが予約システムです。
多くの予約システムは、予約フォームにユーザーが入力した情報がそのまま反映されるものです。そのため、事業者の不手際による予約情報の誤記入を防げます。
予約システムの導入により、ユーザー側も事業者側もリアルタイムで予約状況が確認できるようになるため、ダブルブッキング対策にもなります。予約枠を活用して予約可能な日時をあらかじめ設定しておけば、予約が入った時点で自動的に予約受付は終了されます。さらに、定員数を設定しておくことにより予約受付人数の超過も防げるので、ダブルブッキングを防ぎたい方に向いている機能です。
メリット4.会計業務の負担軽減
予約システムでは、決済に関する業務の負担も減らせます。多くの予約システムには事前決済機能が備わっているため、当日の会計が不要です。ユーザー自身で案内に従って決済をおこなってくれるため、結果として会計業務の負担が軽減されます。また、事前決済予約機能は無断キャンセルや、サービス提供後の料金の未払いを防ぐ意味でも有効的です。
それだけではなく、予約システムのおかげで会計時のトラブルも防げます。学割やクーポンなどの割引を手動で行う場合、担当者がミスをして利用者との会計トラブルに発展するかもしれません。しかし、予約システムを導入していればシステムが自動で割引してくれるため、会計時のトラブルも防げます。
メリット5.ユーザーのリピーター化
予約システムの機能をうまく活用して、ユーザーのリピーター化につなげることも可能です。そもそも予約システムはユーザーにとって快適な予約導線を提供してくれるため、再予約への心理的ハードルが低くなることも前提として挙げられます。
しかし、それだけではなく、顧客管理機能がリピーター化への鍵といえるでしょう。
予約システムの顧客管理機能は、ユーザーの予約履歴やユーザー属性などをを自動でデータ化してくれるため、分析が簡単にできるようになります。どの属性のユーザーがいつどのようなサービスを利用し、どのくらいの金額を使ったのかを把握することは、今後の運営における重要な情報となるでしょう。
他にも、予約システムによってはメールマガジンやDMの配信が可能です。一斉配信はもちろんのこと、一部のグループに向けて個別に配信もできるため、ただデータを集めて分析するだけではなく、過去に利用したことのある顧客へ、再来店・再利用に効果的なアプローチをすることもできるのです。
3 予約システムの導入方法
予約システムを導入することで人的な予約ミスを防げたりユーザーのリピーター化につなげられたりなど、さまざまなメリットを享受できます。そのことから早速導入しようと思われた方もいらっしゃるでしょう。
予約システムの導入方法としては、以下の3つが代表的なものとして挙げられます。
- ゼロから開発、自作する
- オープンソースを利用する
- ASPを利用する
一つずつ確認し、自分に合っている方法で導入してみましょう。
3-1 ゼロから開発、自作する
予約システムはゼロから開発することもできます。そのため、提供サービスにとって必要な機能を兼ね備えたオリジナルの予約システムを作りたいのであれば、自分の手で開発してみると良いでしょう。
ゼロから開発するメリットは、欲しい機能を詰め込んだ理想的な予約システムを導入できるため、既成のパッケージやASPにはないようなイレギュラーな独自の業務フローに対応できることです。自分が望んだように作ったものだからこそ、既存のASPよりも使いやすくなるでしょう。
一方で、開発するための高度なスキルを持っていなければゼロから開発できません。仮にスキルを持っていたとしても、予約システムの開発にはある程度の時間と手間がかかります。本業が忙しい場合だと、なかなか予約システムの開発を進められず、どんどん完成が遠くなり、業務の手間が増えたりなど、本末転倒となってしまうかもしれません。
自分の手で作る方法とは別に、パートナーのシステム開発会社へ委託する方法も挙げられます。委託するための費用がかかるとはいえ、話し合いながら理想的な予約システムを開発してもらえます。
3-2 オープンソースを利用する
オープンソースを利用するメリットは、コストを抑えつつ業種に合わせた予約システムを作成できることです。既存のASPを導入する場合、ASPによっては初期費用や月額の利用料などが発生します。一方で多くのオープンソースは初期費用のような導入時のコストがかかりません。
また、オープンソースの場合は自由にカスタマイズできることから、業種に合わせた予約システムを作れます。あとから機能の追加や変更することも可能であるため、導入後に一部の仕様を変えたい場合にも対応可能です。
代表的なオープンソースは、WordPressが挙げられます。世界各国で使われているCMSのWordPressには、機能を拡張できるプラグインが数多く存在します。その中の一つとして予約フォームもあり、WordPressで作成したホームページに組み込むことが可能です。
ただし、オープンソースにはいくつかの注意点があります。その一つとしてサポートが充実していないこと、操作・構築に一定のスキルを要することが挙げられます。基本的にオープンソース開発者にはサポート義務はないため、サポート体制が整ってない場合には、バグ・不具合の対処やアップデートの対応などを自分で行う必要があります。予約システムの構築や運用において不明な点がある場合も、自分で調べて解決しなければなりません。
また、オープンソースを利用するにあたって、場合によってはプログラミング知識が求められます。WordPressのプラグインなら、フルスクラッチ開発ほどの高度なプログラミングスキルは求められませんが、それでもある程度のサイト制作スキルを要します。そのため、スキルに不安がある方、サポート面を重視する方には向いていない導入方法といえるでしょう。
3-3 ASPを利用する
ASPとは、インターネット上で利用できるアプリケーションを提供している事業者・サービスのことです。「Application Service Provider」の略称であり、クラウド型のサービスを提供しています。
ASPを利用するメリットは、ITスキルに不安のある方でも気軽に比較的低コストで導入できることです。
ゼロから開発する方法やオープンソースを利用する方法は、ある程度のプログラミング知識を持っていなければなりません。しかし、ASPではあらかじめ用意されたフォームに沿って入力するだけで、簡単に予約システムを導入できます。
ASPを利用する場合、基本的に初期費用と月額の利用料が発生します。ただ、その他の費用が発生することはほとんどありません。ASPの予約システムはさまざまあるため、導入する際は費用や機能などを確認して、自分の提供サービスに適したものを選びましょう。ASPによっては、追加オプションの用意があるものもあり、ニーズに合わせたカスタマイズも可能です。
4 予約システム導入にかかる料金・費用相場
予約システムを導入する際の費用は、導入方法によって差があります。もしコスト重視で探しているのであれば、以下の内容を参考にしてみましょう。
4-1 独自で開発：コスト高
予約システムで一番導入コストの高い方法が、独自開発です。具体的な費用は開発したい予約システムの規模や仕様で左右されますが、自社で開発する場合は基本的に数百万円かかると考えておいて良いでしょう。もちろん、規模によってコストも高くなり、高度な機能を搭載した大規模なものならば、それ以上のコストがかかるかもしれません。
ここまでコストがかかる理由は、予約システムの開発にハイレベルな技術力が求められるために人件費がかさんでしまうからです。予約システムの開発にはシステム構築やデータベースなどの知識と技術力が必要です。そのような専門的なエンジニアに仕事を任せる場合にはそれ相応のコストが必要となります。
一方で外部の会社に委託する場合も、数十万円から数百万円が相場となっており、搭載したい機能や開発期間により異なります。ゼロからの開発を外部に任せる場合、丁寧なヒアリングや要件定義をした上で開発を実施します。その結果として時間や人的コストがかかってしまい、費用も膨らんでしまうので注意が必要です。
既成の予約システムには含まれていないようなイレギュラーな業務フローがある場合や、必要機能が多岐にわたる場合は独自開発を視野に入れることをおすすめします。しかし、一番コストがかかる導入方法となりますので、システム導入にあてる予算は多めに見積もっておくと良いでしょう。
4-2 オープンソース：コスト低
コストにおいて一番安いものは、オープンソースが挙げられます。オープンソースの多くは無料で利用できるものであり、WordPressの無料プラグインもそのうちの一つです。ただし、先述したように導入や運用にITスキルが求められる上に、サポート体制の不十分さは否めません。そのため、できる限りコストをかけずに導入したいのであればオープンソースがおすすめではありますが、オープンソースを使いこなせるスキルを持っている、という条件付きになります。
4-3 ASP：コスト中
ASPでは、別の項目で紹介したように初期費用と月額の利用料が基本的に発生します。なかには無料プランを設けているところもあるため、コストをかけずに試すことも可能です。具体的な費用もASPによって異なるため、各ASPに備わっている機能や特色、そしてご予算と照らし合わせて決めると良いでしょう。ここでは代表的なASP3つの料金プランをご紹介します。
（※料金プランは執筆時点での情報です。）
STORES予約
- 初期費用：全ての料金プランにおいて￥0
- 月額料金：
- フリープラン ￥0 ※予約数上限100件/月
- ライトプラン ￥12,078（年契約の場合は￥8,778）※予約数上限200件/月
- スタンダードプラン ￥29,678（年契約の場合は￥26,378）※予約数上限2000件/月
- プラチナプラン ￥77,000（年契約の場合は￥66,000）※予約数無制限
- クレジットカード決済手数料：4.9%+99円
ChoiceRESERVE
- 初期費用：
- Lite ￥22,000
- Pro ￥33,000
- 月額料金：
- Lite ￥11,000
- Pro ￥22,000
- クレジットカード決済は￥3,300/月の有料オプション
月間の予約数も3つのコースが用意されており、それぞれ選択可能。選択したプランの上限を超過した場合、従量課金が発生するシステムとなっています。
MOSH
- 初期費用：0円
- 月額料金：0円
- クレジットカード決済手数料：6.5%＋99円
初期費用、月額利用料0円で始められるため、ノーリスクで予約システムの導入ができるのがメリット。予約受付・事前決済・顧客管理など、予約システムに必要な機能を簡単に利用できます。
ヨガ、フィットネス、カウンセリング、音楽、美容、占いなど、さまざまな業種の事業者さん・クリエイターさんの予約システムとしてご活用いただいています。詳しくはこちら
5 予約システム種類別のメリット・デメリット
予約システムは種類別の費用だけではなく、メリット・デメリットも異なることがお分かりいただけたかと思います。
ここまでで紹介してきたことも含めてメリット・デメリット、どんな人におすすめといえるかを表にまとめましたので、どれが自分に向いているのか比較検討の際のご参考にしてみてください。
| 種類 | メリット | デメリット | おすすめの人 |
| 独自開発 | 必要な機能を兼ね備えた、自社オリジナルの予約システムを開発できる カスタマイズ性が一番高い |
他の導入方法と比べて一番費用がかかる ハイレベルなプログラミング知識が必要 開発後の運用やメンテナンスを行わなくてはならない |
自社に合う理想的な予約システムを導入したい人 自社に予約システムを開発できるほどの人材がそろっている人 開発費における予算をある程度準備できる人 |
| オープンソース | 他の導入方法と比べて一番コストを抑えられる WordPressのプラグインなら比較的簡単に導入できる |
プログラミング知識やサイト制作スキルが必要になる サポートが不十分な場合がある |
できる限りコストを抑えて導入したい人 オープンソースを活用できるほどのプログラミング知識を持っている人 |
| ASP | 初期費用と月額利用料の比較的低コストで導入できる サポート体制も用意されている 無料プランを用意しているところもあるので、お試し利用が可能 |
カスタマイズの自由度は低い サービス終了した場合、一切の使用ができなくなる |
初めて予約システムを導入する人 万が一に備えたサポートが欲しい人 まずは簡単に予約システムを試してみたい人 |
オープンソースの場合、オープンソースを活用できるほどのプログラミング知識を持っておく必要があります。しかし、WordPressのプラグインなら簡単に導入できるため、すでにWordPressでサイト運営している方なら問題なく活用できるでしょう。
最後のASPは、個人事業主からカフェやサロンなどの店舗経営者まで、幅広い方に向いています。初期費用と月額の利用料がかかる場合がありますが、それでも充実した機能性やサポート体制がそろっているため、プログラミングの知識がない方でも導入できます。
6 まとめ
予約システムの費用は導入方法ごとにそれぞれ異なっており、数百万もの費用がかかるものもあれば、無料で導入できるものもあります。ただし、料金以外の部分でメリット・デメリットがあるため、そこまで考慮してから自分に合った予約システムを導入しましょう。
無料で気軽に予約システムを導入してみたい、という方はぜひMOSHの予約システムをチェックしてみてくださいね。
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